Praxissoftware wechseln ohne Datenverlust: der sichere Weg beim PVS-Wechsel

Ein PVS-Wechsel ist kein Software-Update, sondern ein Umzug bei laufendem Betrieb. Drei Dinge gehen dabei am häufigsten schief — und alle drei lassen sich im Vorfeld absichern:

1. Unvollständige Übernahme

   Nicht jedes Altsystem gibt jeden Datentyp sauber heraus. Stammdaten und aktuelle Diagnosen wandern meist problemlos; ältere Dokumente, eingescannte Befunde, Bilddaten oder abrechnungsrelevante Historie sind die typischen Sorgenkinder.

2. Der Zugriff auf Altdaten nach der Kündigung

   Wenn der Vertrag mit dem alten Anbieter ausläuft, ist die Frage, ob und wie lange Sie noch in die alte Umgebung schauen können — für Nachfragen, Prüfungen oder die Aufbewahrungspflicht.

3. Das Zusammenspiel der Beteiligten

   Alter Anbieter, neuer Anbieter, IT-Dienstleister: Wenn im Störfall keiner zuständig ist, verliert man Tage.

Die wirksamsten Gegenmaßnahmen sind Fragen, die Sie vor der Vertragsunterschrift stellen:

• Bestehen Sie auf einer Testmigration, bevor Sie das Altsystem kündigen — ein Probelauf mit echten Daten zeigt, was sauber ankommt, solange Sie noch zurückkönnen.

• Lassen Sie sich ein Prüfprotokoll geben: Welche Datentypen werden übernommen — Stammdaten, Diagnosen, Dokumente, Bilder, Termine, Abrechnung? Geben Sie die Migration erst frei, nachdem eine fachkundige Person im neuen System gegengeprüft hat, nicht nur die IT.

• Klären Sie schriftlich den Altdatenzugriff: Wie lange kommen Sie nach dem Wechsel noch an die alte Umgebung, in welcher Form, zu welchen Kosten?

• Regeln Sie die Zuständigkeiten mit einem klaren Ansprechpartner und einem Rückfallplan, falls am Umstellungstag etwas klemmt.

Der Kurzfragebogen berücksichtigt, dass Sie bereits ein System im Einsatz haben, und gewichtet Datenübernahme und Umstiegsaufwand entsprechend.

Fragebogen für Wechsler starten

Selbst wenn eine Migration hakt, ist das selten ein Totalverlust — vorausgesetzt, Sie haben vor dem Umstieg ein vollständiges Backup gezogen und dessen Wiederherstellung einmal getestet. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist kein Sicherheitsnetz, sondern eine Annahme. Der Restore-Test ist die halbe Stunde, die im Ernstfall Ihre Woche rettet.

Gehen bei einem PVS-Wechsel Daten verloren?

In der Regel nicht, wenn eine Testmigration und ein Prüfprotokoll vorliegen. Über 72 Prozent der Praxen, die gewechselt haben, berichten von einer reibungslosen Migration (Zi, 2026). Entscheidend ist die Vorbereitung, nicht das System.

Wie lange dauert ein Praxissoftware-Wechsel?

Das hängt von Praxisgröße und Datenmenge ab. Als Erfahrungswert bewegen sich viele Wechsel im Rahmen von etwa 12 bis 24 Wochen von der Auswahl bis zum stabilen Betrieb — bei Mehrbehandler- oder MVZ-Praxen auch länger.

Komme ich nach der Kündigung noch an meine alten Patientendaten?

Nur, wenn Sie es vertraglich regeln. Klären Sie vor der Kündigung schriftlich, wie lange und in welcher Form Sie auf die Altumgebung zugreifen können — auch wegen der Aufbewahrungspflichten.

Muss ich mein Altsystem kündigen, bevor die Migration steht?

Nein — und das sollten Sie auch nicht. Bestehen Sie auf einer Testmigration, solange das Altsystem noch läuft, damit Sie im Zweifel zurückkönnen.