Muss ich die Praxissoftware des Vorgängers übernehmen?

Nein. Sie können das Altsystem weiterführen oder wechseln. Wichtig ist nur, dass die Patientenakten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar zugänglich bleiben — entweder im weitergeführten System, im neuen System nach Migration oder in einer geordneten Archivlösung.

Was passiert mit den Patientendaten, wenn ich das System wechsle?

Die Daten müssen in das neue System migriert oder revisionssicher archiviert werden. In der Regel liefert das Altsystem einen Export, den der neue Anbieter einliest. Verlangen Sie eine Testmigration und ein Prüfprotokoll, welche Datentypen — Stammdaten, Diagnosen, Dokumente, Bilder, Abrechnung — vollständig ankommen, bevor Sie das Altsystem kündigen.

Kann ich den Softwarevertrag des Vorgängers übernehmen?

Das hängt vom Vertrag ab. Viele Anbieter schreiben den Vertrag auf die neue Inhaberschaft um; teils ist eine formale Zustimmung nötig, teils entsteht die Möglichkeit einer Sonderkündigung. Fordern Sie vor der Übernahme die aktuellen Vertragsunterlagen an und klären Sie Laufzeit, Kündigungsfristen und Preise schriftlich.

Ist Weiterführen wirklich günstiger als Wechseln?

Auf den ersten Blick meist ja — keine Migrationskosten, kein Schulungsaufwand. Prüfen Sie aber die laufenden Lizenz-, Wartungs- und Modulkosten des Altsystems. Veraltete Zusatzmodule, teure Support-Stufen oder ein späterer, dann unter Zeitdruck erzwungener Wechsel können den vermeintlichen Vorteil aufzehren.

Wie lange muss ich Altdaten aufbewahren?

Für Patientenakten gelten mehrjährige gesetzliche Aufbewahrungsfristen; je nach Dokumentart und Fachbereich können sie länger sein. Konkrete Fristen klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrer Rechtsberatung. Wichtig für die Softwarefrage: Sie müssen während dieser Zeit lesend zugreifen können — nicht zwingend im aktiven PVS, aber in einer nachvollziehbaren Form.

RATGEBER · PRAXISÜBERNAHME

Praxissoftware bei der Praxisübernahme: weiterführen oder wechseln?

Sie haben eine Praxis übernommen — und das Praxisverwaltungssystem (PVS) des Vorgängers läuft weiter. Bevor die erste Kündigungsfrist verstreicht, steht eine Grundsatzentscheidung an. Dieser Ratgeber sortiert die Abwägung nüchtern nach Daten, Verträgen und Kosten; wo eine seriöse Antwort nur individuell möglich ist, sagen wir das.

Stand 07/202692 Systeme

Ausgangslage

Weiterführen oder wechseln?

Der Vorgänger hat mit einem bestimmten System jahrelang gearbeitet. Das Personal kennt es, die Patientendaten liegen darin, und in den ersten Wochen nach der Übernahme wäre ein Wechsel zusätzlicher Stress. Für das Weiterführen spricht genau das: kein Migrationsaufwand, keine Einarbeitung, die Abrechnung läuft ohne Unterbrechung.

Gegen das Weiterführen sprechen Dinge, die in der Übergabe selten auf dem Tisch liegen: Verträge und Lizenzen, die auf den Vorgänger zugeschnitten waren; Module, die Sie gar nicht brauchen, aber mitbezahlen; eine Arbeitsweise, die nicht Ihrer entspricht. Die laufenden Kosten des Altsystems werden im Kaufpreis oft nicht realistisch abgebildet.

Für einen Wechsel spricht der frische Start: Sie wählen ein System nach Ihren Anforderungen, nicht nach denen des Vorgängers. Dagegen steht der reale Aufwand — Datenübernahme, Schulung, mögliche Reibungsverluste in den ersten Monaten.

Es gibt keine allgemeingültige Empfehlung. Die Entscheidung fällt entlang von drei Fragen, die die nächsten Abschnitte einzeln aufmachen: Was passiert mit den Daten? Was steht im Vertrag? Und was kostet welche Variante wirklich?

Daten

Datenübernahme und Aufbewahrungspflicht

Patientenakten unterliegen mehrjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die genauen Zeiträume unterscheiden sich nach Dokumentart und Fachbereich; die verbindliche Auskunft geben Kammer oder Rechtsberatung. Für die Softwarefrage zählt eine praktische Ableitung: Über die gesamte Aufbewahrungszeit müssen Sie die Akten lesen können.

Beim Weiterführen ist dieser Punkt still erledigt — die Daten bleiben im System, das sie erzeugt hat. Beim Wechsel entsteht Arbeit: Die Altdaten werden entweder in das neue PVS migriert oder in einer geordneten Archivlösung lesbar gehalten. Beides ist üblich; welche Variante Sinn ergibt, hängt vom Anbieter und vom Umfang der Historie ab.

Für Diagnostikgeräte gilt derselbe Gedanke unter anderem Vorzeichen. Etablierte Anbindungen — etwa per Gerätedatentransfer (GDT) — laufen im Altsystem erfahrungsgemäß bereits stabil; im neuen System müssen sie neu eingerichtet und getestet werden. Klären Sie vor der Entscheidung, welche Geräte in Ihrer Praxis angebunden sind und ob das Zielsystem diese Anbindungen unterstützt.

Wie eine Migration konkret abgesichert wird — Testlauf, Prüfprotokoll, Altdatenzugriff nach der Kündigung — vertieft der Ratgeber zum PVS-Wechsel.

Verträge

Lizenz- und Vertragsübertragung

Der Softwarevertrag lief auf den Vorgänger, nicht auf Sie. Ob er automatisch übergeht, hängt von der Rechtsform der Übernahme und vom Vertragstext ab. Bei vielen Anbietern ist eine Umschreibung auf die neue Inhaberschaft üblich; teils braucht es dafür eine formale Zustimmung, teils entsteht ein Sonderkündigungs- oder Neuverhandlungsrecht.

Fordern Sie vor der ersten Zahlungsperiode die vollständigen Vertragsunterlagen an: aktuelle Laufzeit, Kündigungsfristen, gebuchte Module, Preise, gültige Rabatte. Prüfen Sie, ob Zusatzmodule enthalten sind, die Sie tatsächlich nutzen werden. Bei ungünstigen Konditionen ist die Umschreibung selbst der richtige Zeitpunkt, nachzuverhandeln — später wird es unangenehmer.

Kosten

Kosten realistisch einschätzen

Weiterführen wirkt fast immer günstiger, weil die Einmalkosten fehlen. In der Rechnung sollten aber auch die laufenden Kosten stehen: monatliche Lizenz, Wartung, TI-Betrieb, Modulaufschläge, Support-Stufe. Manche dieser Positionen sind im Kaufpreis der Praxis nicht sichtbar, laufen aber weiter, sobald Sie übernehmen.

Ein Wechsel hat sichtbare Einmalkosten — Migration, Einrichtung, Schulung — und ändert danach das laufende Kostenniveau in eine Richtung, die Sie vorher kennen. Vergleichen Sie beide Varianten am besten über einen 24- bis 36-Monats-Horizont, nicht über das erste Jahr.

Preisspannen der im Verzeichnis öffentlich hinterlegten Systeme finden Sie im Kostenüberblick. Für die Auswahl-Systematik hilft das Lastenheft.

Systeme finden

Systeme, die zu Ihrer Übernahmesituation passen

Der Kurzfragebogen berücksichtigt, dass ein Altsystem bereits im Einsatz ist, und ordnet die Ergebnisse entsprechend ein. Danach können Sie einzelne Systeme direkt vergleichen.

Fragebogen starten

Alternativ: direkt zur Systemübersicht.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Praxisübernahme

Muss ich die Praxissoftware des Vorgängers übernehmen?: Nein. Sie können das Altsystem weiterführen oder wechseln. Wichtig ist nur, dass die Patientenakten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar zugänglich bleiben — entweder im weitergeführten System, im neuen System nach Migration oder in einer geordneten Archivlösung.
Was passiert mit den Patientendaten, wenn ich das System wechsle?: Die Daten müssen in das neue System migriert oder revisionssicher archiviert werden. In der Regel liefert das Altsystem einen Export, den der neue Anbieter einliest. Verlangen Sie eine Testmigration und ein Prüfprotokoll, welche Datentypen — Stammdaten, Diagnosen, Dokumente, Bilder, Abrechnung — vollständig ankommen, bevor Sie das Altsystem kündigen.
Kann ich den Softwarevertrag des Vorgängers übernehmen?: Das hängt vom Vertrag ab. Viele Anbieter schreiben den Vertrag auf die neue Inhaberschaft um; teils ist eine formale Zustimmung nötig, teils entsteht die Möglichkeit einer Sonderkündigung. Fordern Sie vor der Übernahme die aktuellen Vertragsunterlagen an und klären Sie Laufzeit, Kündigungsfristen und Preise schriftlich.
Ist Weiterführen wirklich günstiger als Wechseln?: Auf den ersten Blick meist ja — keine Migrationskosten, kein Schulungsaufwand. Prüfen Sie aber die laufenden Lizenz-, Wartungs- und Modulkosten des Altsystems. Veraltete Zusatzmodule, teure Support-Stufen oder ein späterer, dann unter Zeitdruck erzwungener Wechsel können den vermeintlichen Vorteil aufzehren.
Wie lange muss ich Altdaten aufbewahren?: Für Patientenakten gelten mehrjährige gesetzliche Aufbewahrungsfristen; je nach Dokumentart und Fachbereich können sie länger sein. Konkrete Fristen klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrer Rechtsberatung. Wichtig für die Softwarefrage: Sie müssen während dieser Zeit lesend zugreifen können — nicht zwingend im aktiven PVS, aber in einer nachvollziehbaren Form.