Abrechnungssoftware und Abrechnungsdienste für Praxen

Häufige Fragen zu Abrechnung, Honorar & Praxisfinanzen

Antworten zu Abrechnung, Honorar & Praxisfinanzen

Was leistet Abrechnung, Honorar & Praxisfinanzen konkret?

In dieser Kategorie liegen fünf sehr unterschiedliche Aufgaben nebeneinander. Für die vertragsärztliche Praxis geht es um die Quartalsabrechnung nach EBM: Ziffern prüfen, Streichungen vermeiden, ungenutzte Leistungen erkennen. In der Zahnarztpraxis stehen BEMA und GOZ im Mittelpunkt, in der Privatliquidation die passende Position nach GOÄ. Heilmittelpraxen rechnen nach § 302 SGB V mit den Kassen ab, und quer über alle Fachbereiche steht die laufende Buchhaltung mit der Übergabe an die Steuerberatung. Daneben entscheidet die Frage, wer die Arbeit macht: Ein Programm läuft in der Praxis und das Team prüft selbst. Ein Abrechnungsdienst nimmt die Leistungen entgegen, reicht bei den Kostenträgern ein und korrespondiert mit den Kassen — häufig verbunden mit Vorfinanzierung des Honorars und Absicherung gegen Zahlungsausfall. Beide Wege stehen hier nebeneinander, filterbar nach Abrechnungsweg und Leistungsmodell.

Worauf sollten wir bei der Auswahl besonders achten?

Welcher Abrechnungsweg zählt für uns — EBM, BEMA/GOZ, Privatliquidation, § 302 SGB V oder Buchhaltung? Wollen wir selbst prüfen oder die Einreichung abgeben — und was kostet der Dienst im Verhältnis zum Umsatz? Welche Praxisverwaltungssoftware nutzen wir, und liest das Tool daraus zuverlässig aus? Läuft die Analyse lokal in der Praxis oder werden Daten an den Anbieter übertragen — und wie ist der Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt?

Was unterscheidet Abrechnungssoftware von einem Abrechnungsdienst?

Abrechnungssoftware läuft in der Praxis: Ihr Team erfasst und prüft die Leistungen selbst und reicht sie über die eigene Praxisverwaltungssoftware ein. Ein Abrechnungsdienst übernimmt diesen Schritt — er prüft die Leistungen, reicht bei den Kostenträgern ein und klärt Rückfragen mit den Kassen. Häufig kommt eine Vorfinanzierung des Honorars und eine Absicherung gegen Zahlungsausfall dazu. Der Preis unterscheidet sich entsprechend: Software wird meist pauschal berechnet, ein Dienst häufig anteilig am Abrechnungsvolumen. Rechtlich gilt: Sobald ein Dienstleister Patientendaten verarbeitet, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, bei privaten Forderungen zusätzlich die Einwilligung der Patientin oder des Patienten.

Was kostet die Abrechnung über einen Dienst im Verhältnis zum Honorar?

Abrechnungsdienste rechnen meist einen Prozentsatz des eingereichten Volumens ab, oft gestaffelt nach Umsatz und danach, ob das Honorar vorab ausgezahlt wird. Eine Software in der Praxis wird dagegen üblicherweise pauschal je Monat oder je Arbeitsplatz berechnet. Für den Vergleich lohnt es, den Prozentsatz einmal auf das eigene Quartalsvolumen zu rechnen und die Zeit gegenzurechnen, die im Team heute für Prüfung, Nachfragen und Mahnläufe anfällt. Welche Preise ein Anbieter uns genannt hat, steht in seinem Profil mit Stand der Angabe.

Wie läuft die Privatliquidation nach GOÄ oder GOZ über eine Verrechnungsstelle?

Sie geben die erbrachten Leistungen weiter, die Verrechnungsstelle erstellt daraus die Rechnung nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) beziehungsweise für Zahnärzte (GOZ), versendet sie und übernimmt Zahlungserinnerungen. Voraussetzung ist die Einwilligung der Patientin oder des Patienten in die Weitergabe der Behandlungsdaten, dazu ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Ob eine Praxis besser bei einer Verrechnungsstelle oder bei einem eigenen Rechnungsprogramm liegt, hängt vor allem am Anteil der Privatleistungen und daran, wer Rückfragen beantworten soll.

Was bedeutet Vorfinanzierung des Honorars, und wann lohnt sie sich?

Bei der Vorfinanzierung zahlt der Dienstleister das Honorar aus, bevor Kasse oder Patient gezahlt haben — meist wenige Tage nach Einreichung. Das glättet Zahlungseingänge und macht Investitionen planbar, kostet aber einen Aufschlag auf die Gebühr. Sinnvoll ist das vor allem bei hohem Privatanteil, langen Zahlungszeiten oder wenn Zahlungsausfälle abgesichert werden sollen. Bei stabilen Kassenzahlungen fällt der Vorteil kleiner aus. In den Profilen ist getrennt hinterlegt, ob ein Anbieter Sofortauszahlung und Ausfallschutz anbietet.

Wie rechnen Heilmittelpraxen mit den Kassen ab?

Physiotherapie, Logopädie und Ergotherapie rechnen ihre Verordnungen elektronisch nach § 302 des Fünften Sozialgesetzbuchs (SGB V) mit den Krankenkassen ab — entweder direkt aus der Praxissoftware heraus oder über eine Abrechnungsstelle, die Prüfung, Einreichung und Korrespondenz übernimmt. Wichtig sind vollständige Angaben auf der Verordnung und die Fristen: fehlerhafte Sätze führen zu Absetzungen. Wer über eine Abrechnungsstelle geht, sollte klären, ob die eigene Praxissoftware die Daten direkt übergeben kann.